在家遠程辦公，這 10 個 App 是比微信更好的選擇

遠程辦公本來是基于網(wǎng)絡(luò)和工具的不斷進化，帶來的一種更先進的團隊協(xié)作模式，這種模式可以突破地域限制，幫助組織面向全球招攬合適的人才，同時也有助于降低辦公成本。

萬萬沒想到在今天這個特殊時期被大家反復(fù)提起，在目前的情況下，啟動遠程辦公，減少聚集接觸，確實有助于疾病傳播的控制。

春節(jié)后的遠程辦公、高效遠程協(xié)同引起了各大企業(yè)的關(guān)注。

為了方便大家快速定位，我們將遠程工作中的幾個關(guān)鍵需求分拆為即時溝通、文檔協(xié)作、任務(wù)看板、會議討論、人力資源管理系統(tǒng)五個部分，先從上手即用的單一工具開始盤點，大家可以根據(jù)自己的需求進行定位選擇。最后再針對需要系統(tǒng)配置的企業(yè)微信、釘釘、飛書三個綜合性團隊協(xié)作工具進行簡單對比解析。

 

01

及時溝通工具

 

即時溝通主要是 IM 文字類的通訊工具，用于必要的線上溝通。當然，最簡單直接的就是微信拉群，但因為微信會與私人信息混淆，且文件容易失效，所以只適合臨時應(yīng)急，不推薦團隊長期使用。

 

?Slack

放眼全球，目前最優(yōu)秀的團隊即時溝通工具依然當屬 Slack，也是全球最熱門、增長最快的 SaaS 創(chuàng)業(yè)公司之一。它的特點是優(yōu)秀的分組（頻道）管理功能，就好像把線上溝通分成了不同的小會議室，可以選擇開放或私密，靈活管理。在聊天功能和界面上也有大量的創(chuàng)新，表情回復(fù)可以避免無效刷屏，嵌套回復(fù)也是將信息歸類，可以讓其他人更完整地看到某一個話題的討論。

 

Slack 最強大的還是開放的機器人系統(tǒng)，可以通過其他工具的開放接口，自己定制不同的 bot，自動在對話框里推送任務(wù)、數(shù)據(jù)等通知，配合自定義的消息推送機制，實現(xiàn)高效的團隊溝通。我派付費使用 Slack 接近一年的時間，功能體驗是非常優(yōu)秀的。問題主要在于中文化和網(wǎng)絡(luò)互通穩(wěn)定性不夠好，如果團隊沒有這方面的障礙，可以好好研究利用，Power+ 小組也專門出了一些使用指南和對比體驗，供大家參考。

 

02

文檔協(xié)作工具

 

文檔協(xié)作主要是針對規(guī)劃解析、會議紀要、合同條款等內(nèi)容的在線預(yù)覽和討論需求，由于內(nèi)容量比較大，不適合在即時聊天工具里面溝通，需要單獨的協(xié)作工具來解決。傳統(tǒng)模式就是 Word 里面的批注功能，需要保存不同版本的文件，傳來傳去。

 

?Notion

近兩年異軍突起的文檔協(xié)作工具，Notion 跟 Slack 有些類似，都是以某一個功能為中心，進行其他功能的聚合。除了基本的文檔筆記功能，官方提供的使用模板就更多了：團隊 Wiki、待辦事項、筆記和草稿、設(shè)計規(guī)范、閱讀清單、每周議程、團隊日歷……甚至是路線圖，你都可以在 Notion 里完成。正如官方給它的定義：一款「將筆記、知識庫和任務(wù)管理無縫整合的協(xié)作平臺」。

正是因為 Notion 模版的開放性，以至于我派的開發(fā)團隊，完全使用它進行產(chǎn)品開發(fā)的項目管理了。當然，作為功能豐富的海外工具，Notion 的使用門檻也偏高，除了中文本地化，也需要對 Wiki 知識庫、任務(wù)管理等工具有一定的了解，才能更好的駕馭它。

 

?石墨文檔

石墨作為老牌的在線文檔工具，也是我派一直在用的產(chǎn)品，主要是設(shè)計比較簡潔，功能又基本夠用。除了編輯器的穩(wěn)定性，石墨文檔主要是權(quán)限設(shè)置功能比較豐富，可以向陌生人分享閱讀和編輯權(quán)限，也可以設(shè)置密碼訪問，適合不同的需求和場景。同時支持 Word、PDF 格式的導(dǎo)出，可以在在聊天和郵件中便捷發(fā)送。

 

文檔工具其實并不好做，光多人同時編輯的穩(wěn)定性就非?？简灱夹g(shù)支持能力，而一旦出現(xiàn) Bug，數(shù)據(jù)丟失，后果也非常嚴重。石墨在各個瀏覽器打開，協(xié)作編輯能力都比較穩(wěn)定，值得信賴。

 

03

任務(wù)看板

 

 

看板是團隊協(xié)作中，對個人任務(wù)的另一種呈現(xiàn)形式，可以按照不同的項目或者流程來定制看板，查看進度，是在即時溝通和文檔協(xié)作之后的進階能力。

 

?Trello

應(yīng)該算是看板工具的鼻祖，以看板為主的項目和任務(wù)管理工具，同樣簡潔易用，且大部分功能是免費的，我派也在很早就啟用 Trello 進行選題管理和稿件排期。它的特點是可以根據(jù)行業(yè)的需求進行工作流的靈活定制，包括市場營銷人員、項目規(guī)劃師、軟件開發(fā)者、高校老師、人力資源經(jīng)理、婚禮策劃師、全職父母，還有旅游規(guī)劃師等等，都在根據(jù)自身需求來個性化地使用 Trello 這一可視化工具。

 

?Teambition

Teambition 是本土工具中，接近 Trello 功能又比較多的工具產(chǎn)品，發(fā)展了很多年之后，已經(jīng)被阿里收購。本土工具的優(yōu)點就是中文化和響應(yīng)速度都很好，我派主要用來做目標管理和商務(wù)流程管理。它的特點是創(chuàng)建項目時提供了 40 多種模板，涵蓋了產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷、行政人事等多個方面，每個模板都有已經(jīng)劃分好的任務(wù)流程，只要找到合適的項目就能快速創(chuàng)建項目并設(shè)置好任務(wù)列表。

 

04

會議討論

 

團隊協(xié)作中，總有一些需要討論的問題，比如關(guān)于目標規(guī)劃的確認，關(guān)于項目執(zhí)行的細節(jié)，服務(wù)于會議的工具就應(yīng)運而生了。會議的通話部分大家可以選擇 QQ、Skype 、ZOOM、小魚視頻 等專業(yè)產(chǎn)品進行解決，小魚也是國內(nèi)較早提供音視頻會議功能的企業(yè)服務(wù)，對于普通網(wǎng)絡(luò)的多人視頻會議有更好的優(yōu)化支持。我們這里主要介紹一些會議過程中的相關(guān)工具。

 

?Explain Everything

遠程白板工具，我們可以將會議轉(zhuǎn)化成一塊共享的白板。然后再將這塊白板分享給參與者，他們在 App 內(nèi)輸入分享代碼，就可以加入?yún)⑴c編輯。

 

05

綜合團隊協(xié)作工具

 

前面盤點了一些獨立工具，接下來把幾個大綜合團隊協(xié)作工具解析一下。綜合協(xié)作工具，就是集成了多個功能，并且將功能打通，形成完整工作流的工具。這類產(chǎn)品的開發(fā)和維護要求較高，基本只有頭部互聯(lián)網(wǎng)公司才能持續(xù)投入，目前比較成型的也就騰訊、阿里、字節(jié)跳動三家。

 

?企業(yè)微信

 

企業(yè)微信是基于微信的通信能力，整合了企業(yè)內(nèi)部通訊錄和工作臺，工作臺當中包含日歷、會議、文檔、微盤等基本功能，在第三方應(yīng)用平臺，還可以找到考勤、財務(wù)、CRM、云 OA 等大量應(yīng)用，還有騰訊自己開發(fā)的 TAPD 看板應(yīng)用。

企業(yè)微信整體來說，更像一個中間平臺，沒有針對核心功能做深度的調(diào)整，比如即時聊天部分，只比微信增加了已讀狀態(tài)，日程和文檔也相對獨立，沒有進行深度的打通。因此企業(yè)微信比較適合對工具依賴不強的企業(yè)，可以接入自己的 OA 系統(tǒng)到企業(yè)微信工作臺，主要用它的聊天和通知功能。目前企業(yè)微信開啟了微信用戶的互通能力，就是企業(yè)微信成員，可以跟微信用戶拉群溝通，比較適合大量外聯(lián)溝通需求或需要社群管理的組織來使用。

 

?釘釘

釘釘是阿里投入巨大的企業(yè)服務(wù)產(chǎn)品，據(jù)說是源于當年【來往】產(chǎn)品的失敗，原班人馬針對中小企業(yè)需求打造了釘釘。釘釘?shù)亩ㄎ粍t更偏向于管理，圍繞即時聊天，把日程和任務(wù)放在首位，要求員工做好自己的工作安排。比較適合傳統(tǒng)的管理中心制企業(yè)。

應(yīng)用中心也提供了基本的網(wǎng)盤、郵件功能，網(wǎng)盤中的文檔能力由 WPS 提供支持，視頻和電話會議功能比較完善，也是傳統(tǒng)企業(yè)的常用需求。在應(yīng)用商店里，提供更多來自第三方的行業(yè)解決方案，比如門店賬務(wù)、企業(yè)采購、固定資產(chǎn)、報銷管理等等，比企業(yè)微信更細分，也比較符合阿里服務(wù)的企業(yè)對象。如果是工作流程比較完善和固定，注重管理和審批的企業(yè)，更適合選擇釘釘。

 

?飛書

飛書是源于字節(jié)跳動內(nèi)部使用的協(xié)作工具，因此產(chǎn)品本身帶有字節(jié)的文化屬性，強調(diào)個體創(chuàng)造能力，盡量減少管理層級。飛書的在即時聊天、日常管理的基礎(chǔ)上，把協(xié)作文檔提到了更高的等級，統(tǒng)一稱為云空間。

在聊天模塊更接近 Slack 的體驗，更強調(diào)討論。日歷模塊也做了較大修改，可以關(guān)聯(lián)成員、文檔、地點等更多信息。工作臺也已經(jīng)有不少獨立的第三方應(yīng)用，包括日常審批、工資單等，同時也可以利用 API 自己開發(fā)相關(guān)的機器人，比如我派就開發(fā)了少數(shù)派網(wǎng)站庫存機器人和客服機器人的對接，會自動向指定群組發(fā)送通知。

 

06

人力資源管理系統(tǒng)

 

延期復(fù)工也對人力資源部的工作造成了影響：

如何獲取員工健康動態(tài)？

節(jié)前還有很多offer已發(fā)，他們怎么按時入職，怎么簽訂合同？

合同到期員工如何續(xù)訂合同？

總結(jié)和規(guī)劃工作還沒有完全做完，怎么遠程評定？

人不在公司，如何搭建疫情防范組織架構(gòu)？

......

沉淀了多年人才管理數(shù)據(jù)的歡雀人力資源管理系統(tǒng)，將針對疫情期間遠程辦公場景進行升級，可幫助HR解決上述工作難題，幫助企業(yè)實現(xiàn)人力資源信息化建設(shè)，使得企業(yè)足不出戶也能完成高效人力在線協(xié)同辦公。

 

• 外勤打卡：打開歡雀人力資源管理系統(tǒng)移動端，即可進入考勤頁面，進行外勤打卡，非常方便。企業(yè)可由此獲取員工位置信息，從而了解員工所在城市疫情狀況，掌握員工動態(tài)，而且可以生成考勤數(shù)據(jù)，方便HR統(tǒng)計。

 

• 線上入轉(zhuǎn)調(diào)離：員工試用期結(jié)束，可在手機端提交轉(zhuǎn)正申請，通過歡雀人力資源管理系統(tǒng)對轉(zhuǎn)正進行流程化管控。在線即可給新人辦理入職手續(xù)，簽訂電子勞動合同，保證正常入職。同樣，春節(jié)前已經(jīng)走完離職審批，確定年后離職的員工，離職交接手續(xù)也可以通過線上完成，開具電子版離職證明。

 

• 線上招聘管理：受疫情影響，企業(yè)年后招聘壓力增大，招聘方式也將有所改變。歡雀人力資源管理系統(tǒng)可幫助HR實現(xiàn)線上多平臺一鍵收集簡歷，協(xié)調(diào)安排面試，面試官通過電話、視頻面試，線上評價反饋，HR在線推進招聘進度。

 

• 電子合同：對于勞動合同的簽訂和續(xù)訂，HR無需打印紙質(zhì)合同，無需本人親自到公司，線上即可簽署，云端管理合同。

 

• 流程在線審批：在家辦公最大的難題就是“效率”，歡雀人事系統(tǒng)支持自定義審批條件及流程，在手機端即可提交申請，隨時隨地審批工作流程，實時溝通，實時催辦，實時跟蹤，實時反饋，高效快捷。

 

• 公告消息：企業(yè)HR可將公司重要工作安排、返工通知等通過公告、電話等高效提醒，讓員工及時掌握公司最新動態(tài)，妥善安排工作和返程計劃。

此外，為幫助企業(yè)做好防疫監(jiān)測，實時了解員工健康狀況，歡雀人事系統(tǒng)將上線以下新功能：

 

• ?健康打卡——實時獲取員工健康信息
• ?員工健康信息采集問卷
• ?統(tǒng)計分析——企業(yè)內(nèi)部疫情防控實時報表
• ?最新疫情消息推送

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俗話說：“禍兮福之所倚，福兮禍之所伏。”通過此次疫情能夠體驗一下遠程辦公，也未嘗不是好事一件?；ヂ?lián)網(wǎng)工具讓我們在這樣一個特殊的時刻，連接得更加緊密。

這次疫情對企業(yè)來說，是危機也是挑戰(zhàn)。積極應(yīng)對、順利渡過難關(guān)的企業(yè)，或?qū)⒐矂?chuàng)新形勢、新紀元！

 

攜手抗疫，一起加油！